سلسله درس های استاد محمد علی رحمیی از جلسه اول الی جهاردهم.

منبع درسی :

1-    تجزیه ، تحلیل وطراحی سیستم :   دکتور علی رضایان

2-    تجزیه وتحلیل سیستم ها و روش ها شمس السادات زاهدی

3-    تجزیه وتحلیل سیستم ها منصور کیا.

مراحل یادگیری

حفظ کردن ،  درک کردن،  بکار بستن ،  تجزیه وتحلیل کردن،    قضاوت،  خلاقیت .

1-    حفظ کردن:  ( یعنی همان چیزی را که میخوانی حفظ نمایی)

2-    درک کردن : ( آنچه را که خواندی حفظ نماید وبعداً درک کنید که چی است) نشان های فهم

الف : خلاقیت     ب :  مثال زدن     ج:  ترجمه کردن       د: تفسیر کردن

3-    بکار بستن : ( موضوع را در شرایط که ضرورت است بکار ببرید)

4-    تجزیه وتحلیل کردن: ( حل کردن وپیدا نمودن راه حل )

5-    قضاوت یا ارزشیابی ( قضاوت کردن و ارزشیابی کردن موضوع)

6-    خلاقیت ونو آوری

فرایند یاد گیری از حفظ کردن آغاز وبه خلاقیت ونو آوری ختم میگردد.

انواع محصل : 1-   محصل فعال    2-    محصل غیر فعال 

نقش استاد وشاگرد در یادگیری /  استاد 10%  وشاگرد  90%

ویژگی های دنیا:

1-    خواسته ها – نیازها نامحدود است

2-    منابع وامکانات محدود

امروزه ما در دنیای بسیار پیچیده ومتغیر زندگی می کنیم کهدنای کنونی ما دارای دوویژیگی ذیل دارد .

الف : منابع  محدود                                  کارایی+ اثر بخشی = بهره وری

ب : خواسته های ونیاز های نا محدود

که همین مسئله نیازمندی جدی توجه به بهره وری است

مخصوصاً اینکه جمعیت جهان روز به روز در حال افزایش ومنابع  ما در حال کم شدن می باشد که این مسئله موجب ابهام و وحشت نسبتبه آینده می گردد. در چنین شرایطی عقل حکم می کند که خیر خواهان ومسولان هر جامعه اند.

اولاً تصویر روشن از واقعات موجود از دنیا پیرامون خودبدست آورند ودر صدد یافتن راه حل وپیداکردن راه چاره برای آنها اقدام بکند.

زندگی وادامه حیات در جهان کنونی مملوه ازنیازمند ه بهره گیری از روش های نوین مدیریتی است که تفکر خلاق ونگرش تغیر پذیر را در جامعه تعمیم داده ودر قدم بعدی در صدد پیاده کردن این ایده های نوی باشد ودر چنین حالتی است که میتوان ضری بقا وزندگی با کیفیت مطلوبتر را افزایش داد، امروزه دیگر نمی توان با استفاده از روش های سنتی وقدیمی کیفیت زندگی را ارتقا بخشید وبهره گیری از منابع محدود وکمیاب نیازمند دقت وباریک بینی مدیران است .

امروزه میتوان از کارکنان انتظار داشت که بیشتر تند تر کار کنند بلکه باید به به سازی واصلاحی برنامه ها ،رویه ها ،روزش ها وقوانین ومقررات اقدام کرد.

رویه : مراحل انجام کار

روش : شیوه انجام کار

قوانین ومقررات : همان هدایت بلی ونخیر

در چنین فضای مدیران ناچار اند که به سلاح علمی .آگاهی مجهز شوند وامکانات موجود را بصورت معقول ترکیب نموده واز این امکانات بیشترین استفاده را به عمل آورند.

وسازمانی چانس برای بقا دارند که اهداف وفعالیتهای خود را باشرایط ونیازهای محیط خود تطبیق نمایدوانعطاف لازم را برای تغیر در ساختار درونی خود داشته باشد. ودر تجزیه وتحلیل سیستم ها گامی است در این مسیرکه موارد مختلف نسبت به لزوم بازنگری واصلاح رویه ها، روش ها ومقررات گذشته اشاره می کند ورا کاری نوین رابرای ایجاد تغیر در مولفه های فوق الذکر پیشنهاد می کند.

سیستم اطلاعات

اطلاعات       تصمیم گیری ها          عملکرد       بودجه وسرمایه سازمان

 

سیستم های اطلاعاتی کارا وموثر میتواند از با ارزش ترین منابع باشد که در اختیار سازمان ها قرار می گیرد. زیرا با کمک این سیستم است که فرایندها وروش ها که به ارزش افزوده منتهی نمی شود شناسایی وحذف می گردد.

وهمچنین فعالیت های متفرقه هما هنگ گردیده وموجب افزایش بهره وری سازمان می گردد.

بطور خلاصه سیستم های اطلاعاتی میتواند که بهمدیران کمک کند تا شناخت دقیقتر ازوقعیت های پیرامون خود بدست آورده وبا تغیر سریع محیطی هم آهنگ شوند وبه این ترتیب میتواند بقا ودوام سازمان را در دینا پر شتاب ومتحول تضمین کند.

سیستم چیست؟

سیستم عبارت از اجزای بهم پیوسته که به دلیل وابستگی حاکم به اجزای خود است.

کلیت جدید را احراز نموده واز نظام خاص پیروی میکند وبرای تحقق هدف خاص که دلیل وجود آنرا شکل میدهد تلاش می کند.

مطالعه به دونوع است              الف:  آفاقی            ب:  انفسی  

ویژگی های اساسی فوق نشان دهند سیستم است که با فراهم آمدن آنها اطلاق عنوان سیستم به هر موجود مکمن می گردد. با نگاه دقیق به جهان هستی وبادقت به خود وافراد دیگر( مطالعه آفاقی وانفسی) نمونه های زیاد از سیستم ها را مشاهد می کنیم بنابراین وجود هر انسان سیستمی است که از اجزای مرتبط به هم تشکیل یافته است وبرای رسیدن به هدف مسیری راطی میکند. همچنان در دورن هر انسان سیستم های متفاوت با قلمروهای متفاوت دارد که هر یک با نظم وسازمان مشخص فعالیت می کند.

نمونه های از سیستم :

نباتات، حیوانات، انسانها، ماشین ها ،منظومه های کیهانی ،نظام اجتماعی، اقتصادی،سیاسی، سیستم های اطلاعاتی کمپیوتر ،نظام های تولیدی، نظام های آموزشی وفرهنگی ،خدمات صحی وامنیتی و... نمونه های سیستم است .

ترکیب سیستم :

هر سیستمی از اجزای مختلف تشکیل شده وهز جزی نقش خاض خود را در جهت تحقق هذف سیستم بازی می کند .

ترکیب سیستم : درونداد ---فرایند --- برونداد    ودر کل محیط آن

درونداد INPUT عبارت از کلیه چیزی های که به نحوی وارد سیستم می شود وسبب تحرک وفعالیت سیستم می گردد (                                            ) وبدون تزریق داده ها ادامه حرکت وزندگی سیستم

امکان پذیر نخواهد بود وبطور مثال در یک سیستم ونظام تولیدی دادهها عبارت اند از مجموعه نیروی انسانی با درجات مختلف از مهارت ها وتخصص ها، مواد اولیه ،سرمایه ، تکنالوژی ، اطلاعات و... البته بین داده های که وارد سیستم میشود بعضی داری اهمیت بیشتر نسبت به بعضی دیگر است .

به عنوان مثال نیروی انسانی دارای اهمیت بیشتر نسبت به سایر داده های سیستم است زیرا انسان بانگرش وتفکر خاص که دارد میتواند نقش های سازند وبارز را در سیستم ایفا نماید تا سبب تحرک سیستم (     

                                  ) در آن میگردد.

فرایند تبدیل  PROCESS  دروندادی که وارد سیستم می شود طبق برنامه سیستم دو چار تغیر وتبدیل می گردد به عبارت دیگر کار وفعالیت در سیستم انجام می شود کهنتیجه این فعالیت ها درداده ها تغیر به وجود می آید . به عنوان مثال در نظام دانشگاهی دانشجو که یک از داده های سیستم است در فرایند تبدیل قرار می گیرد، ذهن او با مفاهم و واژه های ومطالب علمی آشنا گردیده ودر نگرش او تغیرتی پدید می آید.

برونداد out put

داده ها ک در فرایند تبدیل قرار می گیرند طبق نظم که در سیستم حاکم است بصورت کالا ومحصول ویا خدمات از سیستم به محیط صادرمی شود که اصطلاحاً برونداد نامیده میشود.

به عنوان مثال : دانشجویان فارغ التحصیل از یک نهاد اکادمیک یا تحقیق یا پژوهش های انجام گرفته نمونه های از برونداد یک سیستم آموزشی می باشد.

یا کالا تولید شده مانند: یخجال و... نمونه های از برونداد یک سیستم تولیدی می باشد.

باز خورد feedback

فرایند چرخشی یا دورانی است که در آن قسمت خروجی یا برونداد به عنوان اطلاعات به درون سیستم برگشت داده می شود؛ به بیان دیگر بازخورد یک مدار ارتباطی است  که چگونگی عمل کرد سیستم رامشخص می سازد وانحرافات پیش آمده را معین می کند وسیستم با استفاده از این اطلاعات (بازخورد)که دریافت می کند اصلاحات وتغیرات لازم را متناسب باشرایط زمانی ومکانی در کالا یامحصول تولیدی خود به وجود میاورد.

مثال : اگر به دلیل عدم انطباق آموزش های دانشگاهی بانیاز های واقعی بازار کار دانشجوی فارغ التحصیل (              ) وارد بازر کار شود.ایجاد اطلاعات لازم در نظام آموزشی این دانشگاه ضروری است.

محیط : هر سیستم در محیط قرار دارد  واز عوامل محیطی تاثیر می پذیرد ویا برآنها اثر می گذارد. مانند عوامل طبیعی ،فرهنگی ، ایدولوژی ، اجتماعی، اقتصادی و... کهمکم است به یک سازمان اثر گذارد ویاتحت تاثیر آن قرار گیرد. بنابرآن محیط هر سیستم عواملی تشکیل می دهد. اگر چندین عوامل جز سیستم باشد اما تغیر در هر یک  از آنها موجب تغیر در سیستم میگردد.

در نتیجه محیط سیستم شامل کلید متغیرهای است که میتواند روی سیستم اثر بگذارد ویا از سیستم اثر گیرد.

طبقه بندی سیستم :

دانشمندان وصاحب نظران تقسیم بندی های مختلف را برای سیستم ها قایل شده است که ذیلاً به چند نمونه آن اشاره می شود.

الف: سیستم های اصلی وفرعی :  سیستمها به دو دسته اصلی وفرعی تقسیم شده اند . سیستم فرعی خورد وجزی است که وظیفه خاص راانجام میدهد وبرای رسیدن به هدف معین(            ) را نبال میکند.

با نگاه وسعی تر این سیستم فرعی خود یکی از اجزای تشکیل دهند سیستم بزرگتر است کهنام آن سیستم بزرگتر سیستم اصلی است. بنا براین سیستم اصلی از بهم پیوستن چند سیستم فرعی به وجو می آید.

نوت: توجه به این نکته ضروری است که وابستگی سیستم فرعی به سیستم اصلی سبب به تحلیل رفتن جذب شدن سیستم فرعی به سیستم اصلی نمی گردد؛ بلکه سیستم فرعی در عین حالی که هویت خویش را حفظ کرده است در جهت تحقق هدف های سیستم بزرگتر عمل می کند.

مثال : در سیستم اصلی بدن انسان سیستم های فرعی مانند سیستم گوارش سیستم تنفس، وسیستم اعصاب وغیره در عین حالی که هر سیستم وظیفه خود را انجام میدهد ویا یک دیگر مربوط اند وارتباط آنها به یک دیگرد در جهت کار سیستم اصلی یعنی بدن است. 

سیستم باز وبسته

1-    سیستم باز : سیستمی که بامحیط در تعامل است باز گفته میشود.

2-    سیستم بسته: سیستمی که با محیط در تعامل نیست بسته گفته میشود.

                    باز                        ... 0...                   بسته

تقسیم سیستم ها به باز وبسته یکی از طبقه بندی های سیستم هااست

سیستم بسته یک سیستم ساده است که با محیط پیرامون خود ارتباط برقرار نمی کند اماسیستم باز باز بر خلاف سیستم بسته بامحیط خود در ارتباط بوده ودارای تاثیر واثر متقابل می باشد.

سیستم های بسته در برخورد بامحیط خاصیت و      خود را از دست می دهد ویا جهت فعالیتهای شان تغیر می کند.

مثال : اگر یک سیستم تجزیه شود از نظم اولیه خارج گشته وخاصیت خود را از دست میدهد.

انتروپی   entropy

انواع انتروپی  : انتروپی مثبت  و انتروپی منفی

در هر سیستم عواملی وجود دارد که در جهت خلاف نظم سیستم عمل می کند ومختل کننده انضمام سیستم شده چنین عوامل را انتروپی گویند.

انواع انتروپی :

انتروپی مثبت عملکردش بر خلاف جهت نظم سیستم است .

انتروپی منفی عملکرد بر خلاف جهت انتروپی مثبت دارد، اگر انحرافی یا نقایص واختلال در سیستم پیش بیاید توسط انتروپی منفی اصلاح وتعدیل می گردد.

انتروپی مثبت در بسته و منفی در باز است

در سیستم های بسته که با محیط ارتباط ندارند انتروپی مثبت در حال افزایش است وسبب بی نظمی زیاد در درون سیستم می گردد که اگر به حال خود رها شود مکن است که از برود اما سیستم های باز به دلیل تعامل سیستم با محیط انتروپی مقبت در حال کاهش است ولذا سیستم میتواند خود را نو سازی نموده جلو بی نظمی واختلال خود را بگیرد.

ویژگی های سیستم : سیستم ویژگی های زیاد دارد که ذیلاً به چند نمونه اشاره می شود.

1-    هم افزای : سیستم در کلیت وجود خواصی دارد که در اجزای تشکیل دهند آن به تنهای وجود ندارد. این خواص اضافی(هم افزای)نتیجه گردآمدن اجزا در کنار یک دیگرد نیست بلکه به ارتباط اجزا با یک دیگرد وچگونگی ترکیب وتنظیم سازمان مربوطه می شود. بنا براین برای شناخت یک سیستم نمی توان بهشناخت اجزای آن اکتفا کرد وبرای شناخت یک سیستم باید کل سیستم ومجموعه مورد مطالعه وبررسی قرار بگیرد.

2-    سلسله مراتب :  درسیستم ها یک نوع نظم سلسله مراتبی از نظر ساختاری وعملکرد وجود دارد به این معنی در هر سیستم عناصری وجود دارد که آن عناصر به نوبه خود سیستم های کوچکتری است که ساختار وعملکرد نسبتاً ساده تری دارند که این ترتیب یک سلسله سیستم ها به وجود می آید که هر چی از بالا به طرف پاین می آید هم ساختار سیستم وهم عملکرد آن ساده تر می گردد. ماننده : سلسله مراتب که در جهان هستی مشاهده می شود.که از اتم شورع به مالیکولها،سلولها، ارگانیزم ها وسازمانهای اجتماعی ختم می گردد.

3-    همبستگی : یکی از مهمترین ویژگی های سیستم همبستگی بیناجزای تشکیل دهند آن است منظور از همبستگی این است که هر جز از سیستم باسایر اجرای مرتبط است وبه همین دلیل اگر در هر جز خلل ایجاد شود سایر اجزا هم از آن خلل متاثر می شود وآن عضو از سیستم بدرشده زیرا سایر اعاضی سیستم بی قرار خواهدشد.

4-    تناسب بین اجزا: تناسب بین اجزای یک سیستم از دیگر ویژگی های یک سیستم است که این تناسب سبب حفظ هویت وکلیت سیستم می گردد چنانچه بین اجزای سیستم این ویژگی نباشد در کار سیستم خلل ونقصان ایجاد خواهد شد. بطور مثال : در یک نظام دانشگاهی تعداد دانشجویان باید باتعداد اساتید ،کدر علمی وکدر اداری واحد های خدمات متناسب باشد که در صورت عدم تناسب در هر یکی از این اجزا در کار نظام دانشگاه خلل پیش آمده ونظام نمی تواند در حد انتظاربه هدف خوددست یابد.

5-    گردش دایره وار: فرایند دونداد ،تبدیل وبرودن داد یک جریان مثمر ودوامدار است به این معنی که با خروج ویاحدود آن در محیط سیستم با دیگر آمده کسب نیرو می شود واین جریان مرتب ادامه می یابد.

6-    خاصیت تولید مثل(تمایل به بقا)از دیگر ويژگی های سیستم باز میل به جاودانگی است یعنی سیستم هاتا جای که امکان داشته باشد تلاش می کند که به حیات خود ادامه دهد وبه همین دلیل است هر گاه نقص در یک سیستم به وجود می آید در رفع آن تلاش می کندواگر ظرفیت شان یا پتانسیل شان تکمیل شده باشدوامکان ادامه حیات نباشد از طریق تولید مثل وجود خود را از طریق دیگری ادامه میدهد که این مسئله در موجودات زنده به روشنی قابل درک است.

7-    هم پایانی : سیستم میتواند از راه هاو ومسیر های مختلف بههدف واحد برسد آقای برنالامنقی این را مطرح کرد ه وبامثال های مختلف بیان کرده است. از جمله خارپشت دریایی را اشاره کرده کهمیتواند از سیستم متخلف تکثیرنماید.

الف : از تخمک کامل       ب :   از آمیزش دو تخمک کامل   ج : هر دو نصفه یک تجمک تقسیم شده.

نظریه عمومی سیستم ها ونگرش سیستمی

نظریه عمومی سیستم هااز گذشته مطرح بوده ولی کسیکه آنرا خوب معرفی کرد به عنوان یک دیدگاه معرفتی مطرح کرد آغای برنالانقی زیست شناس وفیلسوف اتریشی بود. او میگوید از آنجای که مهمترین ويژگی موجودات سازمان تشکیل دهنده آنها است لذا روش مرسوم برای شناخت این که نتنها بررسی اجزا می پردازد نمی تواند موجودات را به درستی تصریح وتعریف نماید.

به نظر برنالانقی یک میکانیزم  با یک موجود زنده تنها مجموعه از عناصر کنار هم نیست که سیستم را به وجود آورده بلکه سیستم موجودیت وکلیت است که ماننده شعله یانوری که مرتب در حال تغیر است.

نگرش سیستمی یک چارچوب علمی ومنطقی ارائه میدهد لذا معنی که ذهن خود را با نگرش سیستمی سازگر سازد میتواند شناخت کاملتری از محیط خود پیدا کند وبا آگاهی کامل از سیستم های مختلف وگوناگون در رابطه میان آنها وهمچنان شناخت جایگاه خود در این سیستم ها تاثیر گذاری وتاثیر پذیری از سیستم ها رابه آسانی بررسی وارزیابی می کند.

با این وضعیت بهتر می تواند در جهت بهبود سیستم تلاش نماید. اگر مااین نگاه را در سازمان های اعمال نماید میتواند گفت مدیری که بانگرش سیستمی به سازمان ها می نگرد سازمان را کلیت می بیند که از بخش های مختلف تشکیل شده است. وهر بخش از سازمان ضم اینکه فعالیت خود را انجام میدهد در جهت تحقق اهداف سازمان نیز تلاش می کند وباشناخت کامل که از سازمان پیدا میکند تلاش می کند که وقت خود وامکانات سازمان را در بخش های مهمتر سازمان به مصرف برساند. وچنین مدیری باشناخت کامل در محیط سازمان فعالیت نموده ودر فعالیت های خود موفقیت های بیشتر را نصیب خود می سازد.

مشکل چیست؟       فاصله بین وضع موجود و وضع مطلوب

تعریف تجزیه وتحلیل سازمان :

عبارت از شناخت جنبههای مختلف سیستم وآگاهی از عملکرد اجزای تشکیل دهند آن وبررسی میزان ونحوه ارتباط میان آنها به منظور دستیابی به یک مبنای جهت طارحی واجرای یک سیستم بهتر.

ازاین تعریف استفاده می شود که تجزیه وتحلیل سیستم به ما کمک میکند تا موفقیت فعلی سیستم را بخوبی درک نمایم واز جریان کار مطلع شویم وآنرا ارزیابی نموده وبرای رفع نارسایها ومشکلات بهترین راه حل را انتخاب وتوصیه نمایم .

هدف تجزیه وتحلیل سیستم: عبارتاز اصلاح وبهبود وضعیت سازمان از طریق جستجو ویافتن روش ها( رویه ) وشیوه های بهتر انجام کار.

روش، شیوه: عبارت از رشته عملیات ومراحل که برای اجرای کل وقسمتی از یک سیستم انجام می شود ودر هر روش باید نوع کار، شخص یا اشخاص که عملیات وظایف مربوط را انجام میدهد، مراحل که طی شده وشیوه که مورد استفاده قرار می گیرد.

ماننده : روش استخدام در سیستم پرسونلی با روش محاسبه قیمت تمام شده در سیستم حسابداری.

شیوه یا میتود: عبارت از نحوده انجام دادن کار مثل استفاده از کارت حضور غیاب کارکنان یک اداره باتوجه به آنچه گفته شده، سیستم مجموعه  از روش ها وشیوه انجام کار است. وفردی که مسؤلیت تجزیه وتحلیل سیستم را به عهده می گیرد باید عملاً بر کل سیستم باروشها وشیوه های انجام کار در سیستم آشنا بوده واز چگونگی ارتباط میان این روش ها ونقش هر روش وشیوه در تحقق هدف سیتم با سازمان نیز آگاه باشد.

بعضی افراد معتقد اند که مدیران از ابتدا باید کارکنان را به گونه ای آموزش دهند که هر کدام خود را عامل تغیر احساس نمایند وضمن اینکه به روش جاری وظیفه خود را انجام میدهد به دنبال راه های مهمتر انجام کار باشد.

این نظریه اگر چه به ظاهر منطقی ومعقول می باشد ولی درعمل کمتر چنین وضعیت پیش می آید که کارمند هم کار را انجام دهد وهم روش وشیوه بهتر را انجام  کار را پیدا کند.

زیرا افراد چنان مشغول کار می شوند که کمتر فرصت تفکر را پیدا می کند واغلب آن ها روش موجود را بهترین روش می پندارد ونیز تغیر را احساس نمی کنند و واضع است که در چنین شرایط نقایص ومعیوب را در کار خویش نمی بیند.

در چنین شرایطی نیاز به افراد متخصص پیدا می شود که با هوشمندی به روال کارجاری نگاه کند نقادانه به این روش های کاری برخورد کند وعیوب و نواقص را پیدا کند.

نقش تجزیه وتحلیل در فرایند تغیر

1-    اهداف سازمان بررسی مجدد می شود.

2-    چگونگی انجام کار فعلی سازمان مشخص شود.

3-    نقایص  وسبب کار مشخص می گردد

4-    بااستفاده از روش های علمییک سیستم جدید با روش کار جدید به وجود آورده طراحی گردد.

در اینفرایند تجزیهوتحلیل سیستم ها می تواند بهعنوان یک ابزاری مقید در دست مدیران عمل کند ونیازی های قبلی وآینده سازمان راجوابگوباشد.

زیرا باکمک تجزیه وتحلیل سیستمها روش ها وشیوه ها انجام کار ذیلاً بیان می شود.

1-    بررسی دوباره از اهداف سازمانی به عمل می آید.

2-    با نحوه انجام کار در ضعیت فعلی آشنا می شود.

3-    باکمبود ها نقایص ومشکلات موجود در سازمان پی برده می شود.

4-    از روش های علمی میتوان راه هاوشیوه های بهتری راانتخاب کرد وبه مرحله اجرا گذاشت.

وظایف واحد تجزیه وتحلیل سیستم :  تحلیل گران سیستم ها وظایفی دارند که مهمترین این وظایف عبارت اند از:

1-    بررسی وارزیابی ترکیب وساختار سازمان به منظور ایجاد یک تشکیلات وساختار متناسب با نیاز های فعلی سازمان.

2-    استقرار مناسب ترین روش های وشیوه های انجام دادن کار.

3-    تهیه وارایه اطلاعات دقیق وبهموقع برای مدیران ومقامات مسؤل.

4-    کوشش در جهت هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغیرات وپیشرفت ها.

5-    بررسی وارزیابی نحوه تقسیم کار بهمنظور تقسیم منطقی کار بین واحد هاوکارکنان هر واحد.

نوت : منزل بالا را به اجاره داده       /////// پیررا خر خریدن وجوان را زن گرفتن نفرستید

ویژگی های آنالیست (تحلیل گر) سیستم

تحیلیل گر سیستم برای اینکه در کار خود موفق باشد از ویژگی های بر خورد ار باشد که عبارت اند از :

1-    معتقد وعلاقمند به کار تجزیه وتحلیل سیستم روش ها باشد.

2-    بر خوردار از ذهن خلاق وپرسشگر.

3-    تحلیل گر باید اجزای سیستم رادر ارتباط با یک دیگر ببیند وآنها را بصورت متحد وهم آهنگ در بیاورد نه آنکه تنها منوط یک جز باشد وسایر ارتباطات رانادیده بگیرد.

4-    تحلیل گر باید با ارزیابی دقیق که انجام میدهدعلت هارا از معلول ها باز شناسد وبرای رفع مشکل به سراغ علت ها برود.

5-    آنالست باید واقعیات را همانگونه که است ببیند وبی طرفی خود را در جریان مشاهدات وتجزیه وتحلیل حفظ کند واز دخالت دادن غرض ها ونظرات شخصی اجتناب ورزد.

مراحل تجزیه وتحلیل سیستمها:

یادآوری:  در تجزیه وتحلیل سیستم ها توصه می شود تا آنجا که ممکن است از روش علمی استفاده نماید.

روش علمی به کوشش نظام مندی پاسخ داده به پرسش ها وسوالات مطرح که دارای ساختار مبتنی بر منطق وعقلانیت باشد گفته می شود.

استفاده از روش علمی مزایایی ذیل را دارد.

الف: دقت در کار ها افزایش می یابد

ب: دخالت نظریههای شخصی پایین می آید

ج : نتایج کاملاً مطمین بدست م آید.

مرحله اول شناخت مشکل وتبین آن :-

اولین مرحله تجزیه وتحلیل سیستم عبارت از شناخت مشکل یامشکلات که ممکن است از جانب مدیران ومقامات مسول سازمان صورت بگیرد ویاکارکنان سازمان در هنگام اجرای عملیات به مشکل برخوردنمایند، یا اینکه تحلیلگر شخصاً متوجه مشکل درسازمان شود.

سازمان های امروزی معمولاً بامشکلات فراوان روبرو است وبرای تجزیه وتحلیل بایداولویت رابه مهمترین مشکل داد وسپس به رفع سایر مشکلات بی پردازد.

برای تشخیص مهم بودن مشکل میتوان آنرادر ارتباط با هدف سازمان مورد بررسی قرار داده ومشکلات که در راه تامین هدف سازمان مشکل ایجاد می کندبه عنوان مهمترین قلم داد نمود.

مرحله دوم  ایجادفرضیه: پس از شناخت مشکل اصلی باید در باره عوامل که سبب به وجود آمدن این مشکل شده است فرضیه ای ایجاد کرد واز میان آنها مهمترین محملترین را یعنی فرضیه رابه منزله عامل که مشکل سازه است را انتخاب نموده وسپس از آن تحلیلگر گزارش راتهیه کرده در آن گزارش مشکل زمان لازم برای رفع آن؛ امکانات وسرمایه مورد نیاز رانوشته ودر اختیار مدیریت سازمان قرار میدهد وسپس از آنکه مدیر آنرا تائید نمود به مرحله اجرا گذاشته خواهد شد.

مرحله سوم جمع آوری ازطلاعات از مراحل مهم تجزیه وتحلیل سیستم است هر چه صحت ودقت اطلاعات بیشتر باشد احتمال شناخت واقعیت ها ودست یابی به راه حل ها مناسبتر برای مشکل بیشتر خواهد بود. برای جمع آوری اطلاعات ابتدا باید مشخص شود که از کل جامعه موردمطالعه اطلاعات کسب می شود یا فقط از نمونه های از آنها اگر اطلاعات از نمونه بدست بیاید در انتخاب نمونه دقت شود تابتواند نتایج بدست آمده از نمونه رابه کل جامعه تامین داد.

شیوه های جمع آوری اطلاعات:-

اطلاعات رامیتوان از راه خای مختلف جمع آوری نمود.

1-    کتابخانه

2-    از اسناد ومدارک موجود در آرشیف سازمان

3-    جدول ها ونمودارهای سازمانی

4-    مشاهده مستقیم وغیر مستقیم

 

نکات که باید در جمع آوری اطلاعات از طریق مشاهد رعایت شود.

1-   تحلیلگر باید از دخالت دادن نظر شخصی خود در آنچه مشاهده می کند اجتناب ورزد.

2-   تحلیلگر هنگام مشاهده باید مشاهدات خود را بصورت منظم وامانت وار ثبت وضبط نماید و در هنگام مشاهده از هر گونه تعبیر وتفسیر خود داری نماید.

3-   برای مقابل با محدویت مشاهد بهتر است که چند نفر به مشاهد بپردازد ونتایج مشاهدات خود را مقایسه نموده واصلاحات لازم را به عمل آورند.

4-   علاوه بر مشاهده از دوربین فلم برداری ، عکس ، صوت وصدا نیز استفاده شود.

پرسشنامه :- پرسشنامه به دو نوع است

الف :  آزاد                   ب :  ثابت

1-   آزاد : هیچ محدودیتی برای پاسخ پرسش شوند وجودندارد.

2-   ثابت : برای پاسخ دهنده محدویت ایجاد می کند.

ملاحضات که در طرح پرسشنامه باید مورد توجه قرار بگیرد.

الف : معرفی خود، هدف از پرسیدن سوالات، علت انتخاب طرف، مدتزمان پاسخگوی واستفادهاز ابزار های انگیزشی برای وادار ساختن وی به پاسخگوی.

ب :  تسهیلاتی رابرای ارجاع پاسخ نامه از قبیل تیلفون، فکس، ایمیل ،پاکت کاغذی آدرس فراهم سازید.

ج : تعداد زیاد تر آنچه نیاز است چاپ وتوزیع شود.

د : سوالات متناسب بادرجه فهم ودرک پاسخ دهندگان باشد.

هـ: سوالات کلی باشد

مصاحبه

الف : سوالات از قبل آماده باشد.

ب : دیدگاه ونظر خود را برای مصابحه شوندهاطلاع ندهید.

ج : در برابر نظر مختلف موضعگیری نشود.

د : مهارت کننده مهارت بر قراری ارتباط راداشته باشد.

هـ تشکر ویژه صورت گیرد.

طبقه بندی اطلاعات:  به اساس ارتباط اطلاعات بخش دیگری طبقه بندی همان نمودار ها وگرافها.

مراحل تجزیه وتحلیل سیستم ها 

1-   مرحله طبقه بندی

نمودار وگراف

نمودارهااز وسایل ترسیمی هستند که برای طبقهبندی اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد.

تحلیلگر بااستفاده از نمودارها بآسانی ودر زمان کم اطلاعات موردنظر را خود را به مخاطب خود تفهیم میدارد.

مزایای استفادهاز نمودار

1-   آسان سازی مقایسه اطلاعات

2-   چون از نشانه ها وعلایم استفاده می شود از طولانی شدن کلام جلوگیری میکند.

3-   باکمک نمودار هابهتر میتوان تفاوت میان دو متغیر را فهمید.

انواع نمودار ها

1-   نمودار خطی

2-   نمودار استوانه ای / میله ای

3-   نمودار دایره ای

4-   نمودار سازمانی

الف : نمودار خطی : نموداری است که برای نشان دادن رابطه بین دو یاچند دسته اطلاعات بکار می رود یکی از محور های برای اندازه متغیر مستقل ومحور دیگر برای انداز گیری متغیر وابسته است.

 

ب : نمودار استوانه ای / میله ای:  در این نمودار برای نشان دادن اطلاعات از میله استفاده می شود که میزان ارتفاع هر میله نشان گرفراوانی آن متغیر است.

 

ج : نمودار دایره ای : در بعضی از موارد از شکل دایره برای نشان دادن اطلاعات مختلف استفاده می شود معمولاً از این نودار برای نشان دادن تقسیم یک کل به اجزا آن استفاده می شود.

 

د : نمودار سازمانی : در این نمودار برای نشان دادن سلسله مراتب سازمانی قلمرو وظایف ومسولیت ها ارتباط مشاغل با یکدیگر نحوه استقرار منابع سازمانی استفاده می شود.

 

5-   مرحله تجزیه وتحلیل اطلاعات : دراین مرحله تحلیلگر اطلاعات کهطبقه بندی ومنظم شدهاست مورد تجزیه وتحلیل قرار میدهد تا از اینطریق ارتباط بیناطلاعات بدست بیاید. به عبارت دیگر در مرحله تجزیه وتحلیل سوالات مختلف مورد طرح می باشد کهمهمترین این سوالات عبارتاز : چیستی ، چرای، کجایی، چه وقتی ، چگونه و... می باشد.

پاسخ سوالت که در فوق مطرح شد وهمچنان اطلاعات که تااینزمان تحلیلگر بدست آوردهبطور کلی به دو دسته قابل تقسیم است.

الف: اطلاعات کمی ومقداری که از اعداد وارقام تشکیل می شود.

ب : اطلاعات کیفی توصیفی برای تجزیه وتحلیل اطلاعات کمی میتوان از روش های آماری ماننده گرفتن میانگین، مود، میانه و وریانس وغیره استفاده کرد.

اما برای تجزیه وتحلیل اطلاعات کیفی از زوش های اثبات منطقی میتوان استفاده کرد.

روش اثبات منطقی

1-   قانون توافق مثبت

2-   قانون توافق منفی

3-   قانونمیتود ترکیبی

الف : قانون توافق مثبت : 1- معاش زیاتر = روحیه بلندکارگر

ب : قانون توافق منفی :  1- معاش کمتر = تولید کمتر

ج : قانون میتود ترکیبی : 1- مقدار کار زیاد= مقدار مزد زیاد

از روش های معروفی که در تجزیه وتحلیل معلومات کیفی برای کشف روابط استفاده می شود روش اثبات منطقی است که دراین روش سه قانون فوق وجود دارد.

1-   قانون توافق مثبت: هرگاه در دو یا چند مورد یک عامل مشترک وجود داشتهباشد که بهدنبال آن یک پدیده مشترک بهوجود بیاید میتوان نتیجهگرفت که در آن پدیده معلول عامل مشترک است.

مثال : هر گاه در چندسازمان با افزایش دست مزد روحیه کارکنان ارتقا یابد میتوان نتیجه گرفت که تقویت روحیه نتیجه افزایش مزد بوده است.

2-   قانون توافق منفی: هر گاه در دو یا چند عاملی فقدان عامل عدم وجود پدیده ای را به دنبال داشتهباشد میتوان گفت که آن پدیده معلول آن عامل است.

مثال: اگر در چند کارخانه برای اضافه تولید پادش نباشد در مقابل اضافه تولید هم صورت نگیرد میتوان نتیجه گرفت کهعدم تولید اضافی برای استندرد ناشی از فقدان پادش اضافی در برابر تولید اضافی می باشد.

3-   قانون میتود ترکیبی: این روش ترکیبی از دو قانون مثبت ومنفی می باشد هر گاه وجودیک عمل وجود پدیده دیگر را وعدمش عدمآنرابهدنبال داشتهباشد بطور یقین پی میبریم که عامل اول علتعامل دوم است .

6-   مرحله نتیجه گیری وارائه راه حل ها:

پس از انکه اطلاعات کمی و.کیفی موردتجزیه وتحلیل قرار گرفتند ما به یمک از دونتایج ذیل میرسیم

1-   فرضیه ابتدایی ما رد می شود

2-   فرضیه ابتدایی ما تائید می شودو

در صورت که فرضیه ابتدایی رد شود تحلیلگر باید دو باره به کار تجزیه وتحلیل خود و جمع آوری اطلاعا ت بیشتر ادامه دهد تا عوامل اصلی که سبب بروز مشکل شده است راشناسای نماید واگر فرضه ابتدایی ما تائید شده در این مرحله تحلیلگر باکمک خلاقیت وابتکار خود وبا استفاده از اطلاعات که جمع آوری نموده است پیشنهادات معقول ومنطقی را جهت رفع مشکل ارائه میدهد.

از آنجای که چگونگی ارائه پیشنهاد ها در اجرای شدن آن موثر است تحلیلگر نکات ذیل را مد نظر قرار دهد.

نکات لازم الرعایه برای ارائه پیشنهادات

1-   هم خوانی با برنامه های سازمان :- پیشنهادها وراه حل ها باید در چهار چوب خطوط کلی استراتیژیها وبرنامه های بلند مدت وکوتا مدت سازمانی باشد ومغایرت با این برنامه ها نداشته باشد در غیر این صورت چنین پیشنهادات کمک به حل مشکل نخواهد کرد.

2-   ارائه چند راه حل :- به مدیران کمک میکند تا راه حل که با اوضاع وشرایط سازمان تناسب بیشتر داشته باشد انتخاب وبه مرحله اجرا گذاشته شود. در غیر این صورت ممکن است مدیران در تنگنا قرار بگیرد واستفاده لازم را از این راهکار نتواند بدهند.

3-   مطابقت با قوانین ومقررات سازمان:- پیشنهادات تحلیلگر باید با قوانین ومقررات موجود مخالفت نداشته باشد ودر چهار چوب مقررات سازمان تنظیم شود در غیر آن اینصورت در عمل با مشکل مواجه خواهد شد.

4-   قابلیت اعمال :- اجرای راه حل باید امکان پذیر باشد یعنی امکانات مالی وتخصصی برای اجرای پیشنهادات موجود باشد بعضی پیشنهادات در ظاهر بسیار خوب است اما در عمل قابل تحقق نمی باشد.

5-   تناسب میان هزینه ها ومنافع حاصل از اجرای طرح:-

6-   سهولت ذدر اجرا:- پیشنهادات و راه حل ها باید بصورت ساده وآسان طراحی ونتنظیم شود وافرادی که قرار است این طرح را اجرا کند به آسانی آنرا فهم ودرک نمایند بسیاری از مخالفت ها ومقاومت با طرح های جدید ناشی از فقدان آگاهی راجع به ماهیت آنها می باشد.

مرحله هفتم : تهیه وتنظیم گزارش

تحلیلگر باید اقدامات وفعالیتهای که تا این مرحله انجام داده است در گزارش منظم تدوین نماید وبهدسترس مدیران قراردهد وبهاین ترتیب تحلیلگر یافتههای خود را بهمدیران انتقال بدهد. در امر تدوین گزارش باید وقت کافی در نظر گرفته شود وگزارش بصورت دقیق شفاف وگویا وقابل درک باشد.پیشنهادات که تحلیلگر در گزارش خود ارائه میکند پس از بررسی ، جرح وتعدیل لازم به مرجله اجرا گذاشته می شود.

مرحله هشتم اجرا

اجرای پیشنهادات مشروط به داشتن برنامه مناسب اجرای است در این مرحله تحلیلگر باید پیشبینی  های لازم را جهت اجرای پیشنهادات وایجاد تغیر در نظام قدیم انجام دهد. رعایت نکات ذیل حسن اجرای طرح را تضمین می کند.

1-   اولین نکته شناسایی مجریان طرح، در خواست کمک وهمکاری از او .

2-   برگزاری دوره های آموزشی برای مجریان طرح.

الف: نسبت عیب ها ونقایض روش قدیم

ب : نسبت محاسن ومزایایی روش جدید

3-   کسب حمایت کافی مدیران و کارکنان ویعی در قبولاندن  طرح جدید به آنها.

4-   فراهم سازی ابزاری وتسهیلات مورد نیاز.

ممکن است برای اجاری طرح نیازی برای تجهیزات و وسایل جدید باشد که قبل از اجرای طرح باید تجهیزات و امکانات تامین شود تا در هنگام اجرا مشکل پیش نیاید.

مرحله نهم :آزمایش طرح جدید

برای کسب اطمینان از نتایج طرح جدید توصه میشود که ابتدا طرح جدید را بصورت آزمایشی در یک حوزه کوچک به اجزا گذاشته تا مشکلات و نواقص آنرا در ضم اجرا عملی در اینت قلمرو مشخص نموده ودر صورت وجود هر گونه عیب ونقص در اصلاح آن اقدام نماید وبعد از اصلاح عیب ونقص در قلمروی اصلی بصورت دایمی اجرا شود.

مرحله دهم اسقرای طرح جدید

اگر نتایح حاصل از اجرای آزمایشی طرح مثبت باشد ومدیران ومقامات مسول اجرای طرح را تصویب نماید طرح جدید در عمل پیاده می شود. برای اجرای طرح جدید روش های مختلف وجود دارد که با توجه بهنوع طرح، ماهیت کار و ویژگی های موقیت باید مناسب ترین روش انتخاب شود .

الف : روش موازی یا هم زمان :- در این روش نظام جدید و قدیم بطور همزمان اجرا می شود واین حالت ادامه می یابد تا از کارایی وقابلیت روش جدید اطمینان حاصل شود.

حس این روش این است که در فعالیتهای جاری سازمان اختلال ایجاد نمی شود ولی عیب آن این که هزینه زیاد را در سازمان تحمیل می کند زیرا سازمان دو هزینه را برای انجام یک کار پرداخت می کند.

ب : در این روش طرج جدید بتدریج پیاده می شود وطرح قدیم بتدریج کنار گذاشته می شود ودر نتیجه بخشی از کار به اساس نظام جدید وبخش دیگر به اساس نظام قدیم اجرا می شود وآرام آرام نظام جدید به نظام قدیم جاگزین می شود.     مزیای روش مرحله ای

1-   هزینه این روش نسبت به روش موازی کمتر است.

2-   عوامل اجرای فرصت بیشتر دارند تا با روش جدید آشنا شود.

معایب روش تدریجی

1-   زمان بر است.

2-   چون هر دو طرح بصورت همزمان پیش می رود ارزیابی عملکرد طرح جدید دشوار می شود.

ج: روش یک باره :- در این روش نظام قدیم از تاریخ معین کنار گذاشته شده نظام جدید جاگزین می گردد این طرح دو مزید ذیل را به دنبال دارد.

1-   پیاده کردن به صورت انجام شده

2-   هزینه آن نسبت به طرح های قبلی کمتر است با توجه به مزیایی این طرح توصه کارشناس امور این است که استفاده از این طرح در صورتی مفید است که از نتایج مثبت آن قبلاً اطمینان کامل حاصل شده باشد. در غیر این صورت استفاده از این روش صلاح نخواهد بود.

د : روش آزمایشی:- چنانچه اجرای سیستم پیشنهادی موجب استفاده از تکنالوژی های جدید ویااستفاده در یک قلمروی وسیع باشد استفاده از روش آزمایشی مناسبتر است. به این صورت که ابتداً در یک بخش کوچک سازمان روش حدید به مرحله اجرا گذاشته شود وضمن اجرا معایب ونقایص  آن بر طرف شود وسپس از اصلاحات نقایص اگر نتایج حاصله مثبت بود براساس یکی از روش های موازی، یک باره وتدریجی در کل سازمان پیاده شود.

حسن این روش این است که چون در یک بخش کوچک آزمایش می شود اگر نتایج منفی داشته باشد تلاش وهزینه کمتر را در بر دارد.

مرحله یازدهم : ارزیابی طرح جدید

پس از آنکه سیستم قدیم به سیستم جدید تعدیل شد تحلیلگر موظف است بررسی دو باره ی از سیستم جدید به عمل آورد وعملکرد آنرا ارزیابی نماید وهدف از این ارزیابی سنجش میزان موفقیت سیستم جدید انجام تجدید نظر لازم وایجاد اصلاحات مورد نیاز بهخ منظور همگامی باآخرین تغیراتوتحولات محیطی می باشد.

سوالات که در این مرحله قابل طرح می باشد عبارت انداز :

1-   آیا سیستم به نتایج که از قبل در نظر گرفته شده بود رسیده است یا خیر؟

2-   چه نتایجی پیش بینی نشده ای در اثر اجرای سیستم جدید حادث شده است؟

3-   آیا میزان بهره وری سازمان مربوط افزایش یافته یا خیر؟

4-   مدیران، کارکنان، مشتریان وسایر کسانیکه به نحوی با سیستم در ارتباط می باشد چه نظر در باره آن دارند؟

5-   آیا پیاده کردن سیستم جدید در عمل طبق برنامه زمانبندی شده صورت گرفته یا خیر؟

6-   آیا انجام کار با سیستم جدید بادشواری مواجه شده یا خیر؟

7-   آیاهزینه پیش بینی شده جهت استقرار سیستم کمتر، برابر ویابیشتر از هزینه های واقعی بود است؟

کارایی  انجام دادن کار درست

اثر بخشی انجام درست کار

اصول ومفاهیم سازمانی

خود سازمان

ساختار سازمان

مبانی سازمان

مفهوم سازمان

تقسیم کار هماهنگی

تعریف سازمان: عبارت از سیستم متشکل از اجزای بهم پیوسته مبتنی بر نظم وانظباط که در جهت رسیدن به هدف های سیستمی فعالیت میکند.

سازماندهی : فراهم نمودن امکانات ومنابع لازم برای تحقق هدف سازمان.

اجزای هدف---عنصر هدف----منابع وامکانات

آنطوریکه از تعریف سازمان بر میاید وقتی اهداف سامازمان محقق میشود که اجزای مختلف داخل سازمان بصورت معقول ومنطقی با هم دیگر ارتباطپیدا نموده وترکیب شود

بنابراین رکن هر سازمان عبارت از هدفی است که سازمان برای رسیدن به آن ایجاد شده است. برای اینکه هدف سازمان قوه به مرحله فعالیت رفته نیازمند منابع امکانات وفعالیت های مختلف می باشد که فراهم ساختن این منابع به امکانات واقدامات لازم سازماندهی نامیده میشود.

تقسیم کار : سازمان به هدف کلان، تقسیم کار ، ایجاد بخش ، تقسیم کارهر دیپارتمنت به افراد.

وقتی ما در سازمان هدفی رادر سطح کلان تعیین میکنیم تحقق چنین هدف نیازمند مشارکت جمعی وگروهی می باشد. ووقتی میتوان از ظرفیت وتوانمندی این افراد استفاده کرد که کار ها وفعالیت های لازم در سازمان میان افراد تقسیم شود.

در سازمان معمولاً دونوع تقسیم کار وجود دارد:

1-   تقسیم کار میان بخش ها و واحدها سازمان که تقسیم کار هر بخش را میان کارکنان بخش بدین ترتیب بجای اینکه یک کارمند همه کار ها را انجام بدهد یک کار ویا چند کار مشخص را انجام بدهد.

2-   هماهنگی: یعنی یک کردن همه ی فعالیتها: تقسیم کار به بخش های مختلف وتقسیم فعالیت های هر بخش به افراد مختلف ضرورت هما هنگی را اشکار میسازد. در صورت که کار های تقسیم شده هم جهت نشود وهم فعالیتها به سمت سازمان جهت داده نشود تائیدی  در تحقق هدف سارمان نخوهد داشت؛ بنابراین هماهنگی عبارت از یکی کردن و وحدت بخشیدن به فعالیتهای که در سازمان انجام میشود. 

انواع ساختار سازمان : برخی از دانشمندان سازمان ومدیریت ساختار های ذیل را برای سازمان بر شمرده اند.

1-   ساختار ماده ----مدیران عالی

2-   ساختار بخشی------مدیران میانی

3-   ساختار بروکراسی حرفوی ------- هسته عملیاتی

4-   ساختار بورکراسی ------- ستاد فنی

5-   ساختار ادهوکراسی --------- ستادپشتیبانی --- مخترع این ساختار هنری مینتزبرگ است.

 

+ نوشته شده در  یکشنبه بیست و چهارم تیر ۱۳۹۷ساعت 14:39  توسط سیدابراهیم شاه سلیمی  |